High Tech And Hanko In The WFH Era

Photo by Koukichi Takahashi on unsplash.com

[October 8, 2020 update] Something big happened soon after first publishing this blog post: the Japanese government ordered government offices to stop requesting hanko signatures (Nikkei Asia, Japan Times)! It still remains to be seen how all government offices will handle this, and whether corporations and smaller businesses will all be able to jump on board, but I personally am intrigued with the new Prime Minister Suga’s priority of digitizing the government. Based on past examples, when something is decided in Japan, it really gets done – and well! Also, be sure to check out this article from Tokyoesque (with interesting TV commercials) showcasing new digital signing services available in Japan.

日本語は以下にあります。

Why are Japanese companies so hesitant to switch from the nearly 2,000-year-old habit of using hanko to digital signatures? The current COVID-19 pandemic is highlighting this exact issue as it deals with WFH (Work From Home). There are 3 reasons for this hesitation: technological limitations, the culture behind being available in person at the office, and an industry that does not want to be bankrupted.

Welcome to the 3rd edition of the Perspectives blog series, which features different points of view on the same topic and how it relates to US/Japan business matters. This time we cover High-Tech Japan, so be sure to read the other articles from A-Lex International Marketing, JMNC Solutions and Tri-K.

WFH Is Highlighting Some Of Japan’s Inefficiencies

Companies all over the world are struggling with WFH, but Japan in particular is facing many issues. Although I am a lifelong Japanophile, even I have to admit that the land of technologies, with its to-the-minute shinkansen (bullet trains) and the world’s fastest supercomputer, Fugaku, has many inefficiencies when it comes to the corporate and working environment.

The Hanko

The intriguing history of hanko in Japan and other East Asian countries is described on Wikipedia, but basically, hanko (or inkan) are small stamps or name seals that serve as a signature.

When I lived, studied and worked in Japan for 8 years between the 1995-2006 time frame, I often wondered at the importance of the hanko. I needed it to open a bank account, get a cell phone, and sign various documents at school/work, so purchasing a hanko was one of the first things I did upon arrival in Japan. I actually found it to be a neat conversation starter because I used Japanese kanji characters to write my first name.

What Is The Big Deal With Hanko?

Out of all of the WFH problems during this pandemic, the hanko in particular stands out. Employees are going out of their way to visit their office to sign documents with their hanko, when they could be administering approvals remotely.

Let’s briefly look at the 3 reasons why Japanese companies hesitate to switch from hanko to digital signatures.

#1: Technological Limitations

The current pandemic is highlighting many inefficiencies within Japanese corporations, such as some companies still using fax machines, companies not offering laptops or mobile phones to employees, and company privacy not allowing employees to log on outside of the office building. This lack of modern tools affects both employers and employees as they struggle with WFH.

In addition, employees’ homes may be too small to set up business in a corner of the house without noise or distractions.

There are numerous companies in the world that offer e-signature options, but to use such tools would require that you are more aligned with being paperless and that you are okay with your employees accessing these files outside of your company walls. (Source: Washington Post)

(Side note: it can be said that not having a laptop nor work phone is a way to get people to not work so much outside of work hours, and therefore help their mental health, but we may need to consider a way to address both remote working and work/life balance – a topic for another day!)

#2: The Culture Of Being In The Office

In addition to the lack of proper tools that could let you work from home, there is a work culture of needing to be in the office. Generically speaking, you stay until your supervisor leaves, and the sense of responsibility you feel for doing your work and not burdening others is strong enough to warrant not even taking vacations.

The hanko is used to sign off on documents, technical drawings, proposals and contracts, and it places a kind of responsibility on the person who uses their hanko. Since it is your unique stamp, you have to do it in person, something which can not be done remotely.

Even with employees forced to work from home, many still feel the need to travel to the office in order to stamp certain files.

#3: The Hanko Industry Is Holding On For Dear Life

There have been movements to become more digital in 1997 and 2017 (Daily Shincho), and there are many people who want to stop using the hanko, but the hanko industry has been holding on tight. According to Koichi Washio, an economics journalist, the government allocated 1,043 billion yen in the fiscal 2020 budget for hanko revenue (approximately 9.96 billion USD). There are approximately 9,000 vendors and 10,500 stamp shops associated with the hanko industry, and many are already feeling the effects with the changes brought on by the pandemic.

If you’ve ever visited a department store or stationary store in Japan, you may have even see the immense amount of hanko shapes, colors, materials and styles. It’s a big industry that may be blocking technological advancements in the corporate culture of Japan.

According to this NY Times article about teleworking in Japan during the pandemic and the “hanko habit,” the All Japan Seal Industry Association “argued that hanko were an important part of the country’s ‘social infrastructure,’ crucial to people who are less tech savvy, including the elderly and people in rural areas.” While that may be true, the bigger companies, at a minimum, could experiment with digital signatures to help make them more competitive and streamlined.

Things Are Changing

The pandemic is forcing Japan to rethink hanko. In April, the government said it would review the hanko practice in order to help keep people home during the pandemic.

But there is no easy answer, and it surely won’t come easily.

Removing the hanko habit involves rethinking paperless options for documents, digital storage, and digitizing decades of past documents.

It means a conversation about accessing company data outside of the company buildings and having good security.

It could even lead to greater conversations about automation and kaizen/improvements in the office, which could mean a revamping of many outdated practices (including the fax machine).

It could mean having to educate many people on the use of digital products.

Some companies have already switched from hanko to digital signatures, such as SMBC Nikko Securities (Nikkei Asian Review). This article also highlights Daiwa Securities Group, Nomura Securities, Resona Bank, and Sony Bank. Sumitomo Mitsui Banking Corporation and Mizuho Bank are partly there.

In Conclusion

We don’t have to throw the baby away with the bath water – at least not yet. The hanko has a historical and cultural meaning in society, and to negate it completely would do it a disservice. At a minimum, we could first consider basic paperwork that doesn’t require negotiations or in-person meetings to experiment with a hanko-less process.

Perhaps, instead, the idea of hanko could be more aligned with the fast-paced business world that requires speedy approvals and environmentally-friendly options. Then Japanese companies could become even more competitive and efficient in this global economy.

【2020年10月8日更新】このブログを公開して間もなく、日本政府が全府省にハンコ廃止を指示しました(Nikkei Asia、Japan Times)。全府省がどのように対応するのか、企業や中小企業が飛びつくのかはまだ分かりませんが、個人的にはこの行政のデジタル化に興味を持っています。過去の例を見ても、日本では何かが決まると本当にうまくいくと思います。また、日本で利用可能な新しいデジタル署名サービスを紹介しているTokyoesqueの記事(面白いテレビCM付き)も是非チェックしてみてください。

WFH時代:ハイテクとハンコ

なぜ日本企業は、2,000年前からのハンコを使う習慣から電子署名への切り替えを躊躇しているのでしょうか。現在のCOVID-19の流行は、WFH(在宅ワーク)を扱っているため、この問題を浮き彫りにしています。この躊躇には3つの理由があります:技術的な制限、オフィスでの企業文化、そして破産したくない業界です。

【「ビジネス展望」ブログの第 3弾です。ここでは、日本及び米国におけるビジネスを展開する上でのトピックを毎回1つずつ選び、それに関する4社それぞれの視点・分析をお送りします。今回のトピックは、ハイテクジャパンですので、A-Lex International Marketing, JMNC Solutions と Tri-Kよりのブログ記事もご覧ください。】

WFHは日本の非効率性を強調している

世界中の企業がWFHに悩んでいますが、特に日本は多くの課題を抱えています。一生のジャパニーズファンである私でさえ、刻一刻と迫る新幹線や世界最速のスパコン「富嶽」など、テクノロジーの国である日本は、企業や労働環境の面で非効率な部分が多いことを認めざるを得ません。

ハンコとは

日本をはじめとする東アジア諸国におけるハンコの興味深い歴史はウィキペディアに記載されていますが、基本的にハンコ(または印鑑)とは、サインの役割を果たすものです。

私は留学と就職で日本の滞在が8年間となっており、ハンコの重要性について面白く考えたときがあります。銀行口座の開設、携帯電話の取得、学校や職場での様々な書類へのサインなどに必要だったので、日本に到着して最初にしたことの一つがハンコを購入する事でした。自分の名前を漢字にしましたので、会話のきっかけにもなりました。

では、ハンコはなぜ話題になっているのか?

今のパンデミックでのWFHの問題の中で、特にハンコの問題が目立っています。遠隔地では承認の管理をすることが可能にもかかわらず、社員がわざわざ出社してハンコで書類にサインをしています。

日本の会社がハンコから電子署名への移行を躊躇する3つの理由を簡単に見てみましょう。

#1: 技術的な限界

現在のパンデミックは日本企業の非効率性を浮き彫りにしています。例えば、いまだにファックスを使用している会社と、ノートパソコンや携帯電話を従業員に提供していない会社、そして従業員がオフィス外でログオンすることを許可していない会社があります。このような最新のツールがないことは、雇用者と従業員の双方に影響を与え、WFHとの闘いを余儀なくされています。

さらに、家が狭くて騒音や気が散ることなく家の片隅で仕事をすることができない場合もあります。

電子署名の技術を提供している企業は世界に数多くあります。しかし、そのようなツールを使用するには、ペーパーレス化をより重視し、従業員が会社の外でファイルにアクセスできる事が必要となります。(出典:Washington Post)

(余談ですが、ノートパソコンや仕事用の携帯電話を持たない事は、勤務時間外にあまり仕事をしないようにして精神的な健康を保つための方法一つだと言えますが、リモートワークとワークライフバランスの両方に対応する方法を検討する必要があるかもしれません。)

#2: オフィスでの企業文化

在宅で仕事が出来るようなツールが足りていない事に加えて、オフィスにいた方が良いという風土があります。一般的には上司が帰るまでにいて、休みも取れないほど人に迷惑をかけたくないという責任感があります。

ハンコは、書類や技術図面、提案書、そして契約書などにサインをするためのもので、ハンコを使う人に一種の責任が課せられます。遠隔ではできない、自分の目で確認しなければなりません。

在宅勤務を余儀なくされている社員の中にも、ファイルに印鑑を押すために会社に出向く必要性を感じている人は少なくありません。

#3: ハンコ業界は命を狙われている

1997年、2017年にデジタル化の動きがあり、ハンコをやめたいという声も多いが、ハンコ業界はしぶとく持ちこたえています(日刊新潮)。経済ジャーナリストの鷲尾香一氏によると、「政府が2020年度予算で1兆430億円も計上している印紙収入が、大幅に減少する可能性がある」と書いています。「もちろん、印鑑が不要となれば、印章業に関連した約9000の業者や約1万500店のハンコ屋に大きな打撃が出るのは間違いないだろう。」

日本のデパートや文房具店を訪れたことがある人ならば、膨大な量のハンコの形や色、素材、スタイルを目にした事があります。これは一大産業でして、日本の企業文化の中で技術の進歩を阻害しているかもしれないと言えるでしょう。

パンデミック時の日本での在宅勤務とハンコの習慣についてのNYタイムズの記事によると、全日本印章業協会は「ハンコは日本の『社会インフラ』の重要な一部であり、高齢者や農村部の人々を含む、技術に疎い人々にとって重要であると主張した」という。確かにその通りかもしれませんが、大手企業は、最低でもデジタル署名の実験をして、より競争力を高め、効率化を図ることが出来るかもしれません。

状況は変わりつつある

パンデミックの影響で、日本はハンコの見直しを迫られています。4月に政府は、パンデミックの間、人々を家にとどめておくのを助けるために、ハンコの習慣を見直すと言いました。

しかし、簡単な答えはなく、簡単には出てこないでしょう。

ハンコ習慣をなくすには、文書のペーパーレス化、デジタルストレージ、何十年も前の文書のデジタル化などを再考する必要があります。

社外で会社のデータにアクセスし、セキュリティを確保することについて議論をする必要があります。

オフィスでの自動化や改善について考慮をする事にもつながり、多くの時代遅れの習慣(ファックスを含む)を見直す必要があるでしょう。

デジタル製品の使用について多くの人々を教育しなければならないこともあります。

SMBC日興証券のように、すでにハンコから電子署名に切り替えている企業もあります(日経アジアンレビュー)。この記事では、大和証券グループ、野村證券、りそな銀行、ソニー銀行にもスポットを当てています。三井住友銀行、みずほ銀行も一部達成しているようです。

まとめ

ハンコは社会の中で歴史的、文化的な意味を持っており、それを完全に否定することは、それを損なうことになるでしょう。最低限、交渉や直接会って話し合う必要のない基本的な事務処理には適用できます。

ハンコのコンセプトを、より迅速な承認と環境に優しいオプションを必要とするビジネスの世界に合わせて調整することが出来るかもしれません。そうすれば、日本企業はこのグローバル経済の中で、より競争力と効率を高めることが出来ます。

* 和訳は投稿者本人の言語力を表しますので、ご了承ください。

Photo by Koukichi Takahashi (koukichi-t.com) on unsplash.com

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